Jedno z největších překvapení lidí, kteří pochopili pravidlo 80 : 20: Nepotřebuješ pracovat víc, stačí pracovat jinak – věnovat čas tomu, co Ti přináší výsledky, ne tomu, co k výsledkům nevede.

Muž, celý zpocený, pižlá strom.

„Co to děláte?“ ptá se kolemjdoucí.

„Řežu strom, nevidíte?“ odsekne muž.

„Jak dlouho už?“ dodá kolemjdoucí.

„Pět hodin. Jsem zničený. Je to strašná práce. A pořád jsem na začátku,“ ztěžka oddechuje muž.

„Ale,“ upozorní ho kolemjdoucí, „vždyť máte tupou pilu. Proč si ji nenabrousíte? Měl byste pokáceno jedna-dvě.“

„Copak na to mám čas? Už takhle mám co dělat, abych ten strom porazil do večera.“

Anekdota, citovaná na loňském Tajemství obchodu, námi pořádané speciální konferenci pro ty, kteří se zabývají obchodem, podnikáním nebo z jiných důvodů pracují na své co nejlepší produktivitě. Ostatně, v souvislosti s anekdotou byl zmíněn i Abraham Lincoln, který už před dvěma staletími řekl: „Kdybych měl šest hodin na to, abych porazil strom, první čtyři hodiny budu brousit sekeru.“

Stihnout víc a ve vyšší kvalitě ve stejném čase. Mít tak víc času i energie na další činnosti či nečinnosti, koníčky, rodinu, děti. To je důvod, proč letos pořádáme už třetí ročník největší obchodní konference a proč tolik připomínáme základní otázku: To, co dělám teď, mě PŘIBLIŽUJE, nebo VZDALUJE tomu, kde chci být zítra?

I letošní Tajemství obchodu se tedy zaměří na nové metody, jak lépe využívat čas a dříve dosahovat cílů, které jsme si stanovili.

Produktivita versus Efektivita

Produktivita a efektivita jsou odlišná slova.

Produktivita je o kvantitě, efektivita o kvalitě.

Produktivita říká, kolik toho dokážu za určitý čas vytvořit.

Efektivita říká, jak dobré je to, co vytvořím – tedy zda při vší produktivitě jsem také efektivní (zda má vůbec moje produktivita smysl).

Být produktivnější, respektive efektivnější, neznamená nezbytně pracovat víc, spíše pracovat jinak – udělat v kratším čase více kvalitní práce. Proto si na největší obchodní konferenci v Česku budeme pokládat hlavně otázku: Jaké minimální základní změny mohu už dnes udělat, aby mi zítra přinesly lepší výsledky?

Pochopit Pareta

Než si pojmenujeme čtyři základní nožky „pracovní židle“, potřebujeme pochopit takzvaný Paretův princip nebo také pravidlo 80/20.

Zformuloval ho už v devatenáctém století Vilfredo Pareto, italský ekonom, který ve volném čase zahradničil. Jednou si sčítání úrody všiml, že osmdesát procent jeho celkové sklizně hrášku pochází z pouhých dvaceti procent lusků. Naopak osmdesát procent zbývajících lusků mu dodalo jen dvacet procent celkové sklizně hrášku.

Ke svému údivu postřehl, že také podnikatelům přinášelo osmdesát procent celkového zisku jen dvacet procent ze všech jejich aktivit, zatímco zbývající aktivity (čtyři z pěti) vynášely jen dvacet procent zisku.

Jako matematik vypozoroval, že jde o všeobecné pravidlo. Osmdesát procent svého úsilí věnujeme činnostem, které nám přinášejí jen dvacet procent výsledků. A naopak. Jako první se zeptal: Co by se stalo, kdybychom větší porci svého úsilí, ba dokonce všechno, napřímili efektivním směrem?

A jsme u čtyř nožek, které stabilizují výkonnost člověka. Zbavují aktivit, respektive pasivit, které více rozptylují a připravují o energii, a tím se daří celkový čas využívat efektivněji.

Protože na konferenci Tajemství obchodu budou po celý den hovořit řečníci napříč obory, poskytnu alespoň obecný náhled:

1. Pusť se do práce

Stanovit si cíl nebo předsevzetí dokáže kdekdo, ale splnit ho už málokdo – statisticky jen 10 % lidí. Čím se odlišují od ostatních 90 % lidí, kteří jen plánují, ale nikdy plán nedotáhnou do konce?

Předně, jsou schopni začít. Už Platon řekl: „Nejtěžší na každé práci je překonat okamžik, kdy se nám nechce pracovat.“ První krok je všeobecně vnímán jako nejtěžší, protože je krokem od ničeho (nečinnosti) k něčemu (výsledku). Nejvýdělečnější spisovatelka všech dob, autorka Harryho Pottera J. K. Rowling, to vystihla vtipně: „Můj úspěch začal schopností usadit své kalhoty na židli.“ Zdeněk Svěrák to popsal ještě jinak: „Jen psaním se něco napíše.“

Největším nepřítelem úspěchu je neschopnost začít, odhodlat se. Lidé raději hledají důvod, proč něco nedělat, než způsob, jak to udělat. Lacino sklouzávají k pohodlnosti, prokrastinaci, vymlouvání a odkládají to, co přitom nelze obejít.

Nejdrsnějším zrcadlem člověka je nedatovaný sebekoučovací diář. Se zapisováním svých konkrétních kroků lze začít kdykoli bez ohledu na datum. Kdo jednou najde odvahu začít se záznamy, překonává svou slabost, protože den za dnem vidí, kolik skutečně dělá pro své cíle. A že může dělat vždycky víc.

Kdykoli odkládáme kroky, které jsou pro nás důležité, dovolujeme, aby naše cíle zůstaly neúplné a náš život nenaplněný. Smyslem prvního kroku tedy je ZAČÍT BEZ OHLEDU NA ČAS – zda je pondělí, leden, rok 2020.

Můj tip: Přestaňme se na svůj cíl dívat v celku. Přestaňme ho vnímat jako obrovskou horu, kdy nám už jen představa, že bychom na ni měli vyjít, bere dech. Učme se porcovat si velké cíle na maličké dílčí kroky. Z patra do patra taky nemusíme vyskakovat. Stačí postupně vyjít jednotlivé schody.

Jakmile nám dojde, JAK MÁLO nám stačí k tomu, abychom se dnes přiblížili svému velkému cíli, uděláme to hned. To je první mentální změna, která nám umožní přestat marnit osmdesát procent svého času neefektivními činnostmi.

2. Vyrob si návyk

Chcete být úspěšní a produktivní nejen v jedné oblasti svého života, ale celkově jako lidé? Pak to, co se Vám začne dařit v jedné oblasti (dosahování jednoho konkrétního cíle), přeneste do běžného života.

Jak dlouho odkládám úklid garáže? Kolik dní se už vyhýbám tomu, abych si spočítal daňové přiznání? Návštěvu jakého filmu svým dětem slibuji už měsíce?

GTD (Get Things Done) neboli schopnost dokončovat je způsob všeobecného přemýšlení. Lidé, kteří prvního ledna začnou běhat, ale hned druhého přestanou, protože – krindapána – prší/sněží, mají vůli začít, ale ne pokračovat. Jediným způsobem, jak umlčet vlastní velkovýrobnu výmluv, je brát svůj přístup k rozhodování jako všeobecný systém.

Systém je jakákoli soustava činů nebo kroků, na které se v životě můžeme spolehnout a díky níž důsledně dosahujeme výsledků ve všech oblastech života. Kdo má tréninkový systém na budování svalů, objevil současně systém, jak dodržovat životosprávu, pěstovat vztahy, pracovat na sobě v zaměstnání nebo podnikání. Zkrátka tímto JEDNÍM systémem může začít uskutečňovat vše, co je pro něj důležité.

Dokončovací přemýšlení se stane jeho návykem, protože jej začne uplatňovat ve všech oblastech svého života. Získá disciplínu, sebekázeň, schopnost odstraňovat své nedostatky a zvětšovat své přednosti.

„Urgentní“ z jeho života téměř zmizí. Zůstane pouze „důležité“. Co není důležité, tomu se vyhýbá; co je důležité, to uskutečňuje. Z návyku se stane systém, ze systému návyk. To je druhá cesta, jak začít svůj čas využívat efektivně – především tím, co je pro nás důležité.

Návyk je vždycky těžké přeprat. Máme-li nějaký zlozvyk (např. chceme-li se zbavit kouření), musíme v mozku vyšlapat novou neurologickou pěšinu. Jako princ, který se pustil do boje s trním, aby se proklestil k Šípkové Růžence. Když včerejší úspěch s nekouřením zopakujeme dnes, zažijeme stejnou odměnu a tato nová neurologická cesta se trochu rozšíří. Učiní tak s každým dalším úspěchem v řadě. Čím širší je tato nová neurologická cesta, tím je pro nás snazší ji nazítří projít. Pravidelností tedy budujeme snazší zítřek. Nicméně, začít klestit tu cestu je těžké.

Můj tip: Najděme si jednu aktivitu, ideálně takovou, která podporuje některý z našich cílů (typicky: životospráva), a vyšlapávejme novou cestu. Mysleme na to, že hlavní je pravidelnost. Postačí zdánlivá maličkost: Každé dvě hodiny vypít skleničku vody. Nejenže budeme hydratovaní, ale začneme trénovat myšlení na pozitivní návyk.

3. Dbej o náladu

Nálada je pocit. Pozitivní nálada je pozitivní pocit. Pozitivní pocity vytvářejí pozitivní myšlenky, pozitivní myšlenky ústí v pozitivní činy a pozitivní činy vedou k pozitivním výsledkům. Vida, kam až může vést takové vstávání z postele „dobrou“, či „špatnou“ nohou.

Na Pensylvánské univerzitě vypozorovali, že lidé s dobrou náladou mají lepší výsledky v práci, jsou úspěšnější v jednání s klienty (i po telefonu), zatímco lidé se špatnou náladou udělají méně práce, vyřídí méně úspěšných telefonátů a potřebují více přestávek během pracovního dne. Myslím, že to není žádný div.

Jsme-li šťastní a pozitivní, máme mnohem větší předpoklad uspět. I lékař s dobrou náladou, konstatovali Američané, je schopen dosáhnout přesné diagnózy u pacienta o 19 procent dříve (pacient se dříve uvolní a otevře, protože takovému lékaři spíše důvěřuje, že mu pomůže) než lékař se špatnou náladou. Mimochodem, optimističtí obchodníci vykazují o 56 procent vyšší úspěšnost než pesimističtí. Totéž se týká sebevědomých studentů před zkouškou. Jako by nálada ovlivňovala výkonnost mozku.

Můj tip: Experimentujme s hudbou, určitě existuje taková, která nás dostává do nálady. Dělejme si čas na cvičení, je to nejzdravější antidepresivum a stimulátor mozku. Zkoumejme, co nás rozesmává, a tudíž zbavuje stresu. Smích okysličuje, vyplavuje endorfiny a uvolňuje svaly. Má vliv na celé tělo, nejen na bránici.

A ještě něco: Naše sebekoučovací diáře obsahují seznamy vděčnosti. Každý večer si napišme tři prožitky, za které jsme ten den vděční. Ať jsme zakusili cokoli, zjistíme, že ten den nebyl zbytečný – že nám dal nějakou zkušenost a energii. Je to způsob, jak se více zaměřit na to pozitivní, než destruktivně posté lamentovat nad tím, co se nám nepovedlo.

4. Odměň se

Odměna nejenže podporuje dobrou náladu, oceňuje návyk a zvyšuje chuť do práce (to jest motivuje všechny předchozí body), ale má ještě jeden podstatný benefit: Umožňuje zastavit se. Získat odstup a nadhled. Případně přehodnotit, zpřesnit cestu. Mimochodem, i odpočinek může být odměnou.

Kdykoli zapomínáme odměnit se, přehlížíme zásadní biologický fakt. Příroda ke svému rozvoji potřebuji změnu. Člověk vystavený dlouhodobému stereotypu (i pracovnímu) ztrácí drajv, výkonnost, produktivitu. I mozek, aby naostřil své závity, potřebuje regeneraci.

Uvědomit si, CO vlastně děláme, PROČ je to pro nás důležité a JAK bychom mohli dosáhnout ještě lepších výsledků, o tom je takzvaná produktivní přestávka. Spojená s odměnou chutná vůbec nejlépe.

Nezapomínejme: Všichni máme stejně času – 24 hodin denně. O tom, jak ho využíváme, nejlépe vypovídá naše pravidlo 80/20. Zjistit, že jsme doposud většinou marnili čas, není negativní, ale pozitivní informace. Umožňuje nám lépe začít s body 1 až 4.
  • Vstupenky na třetí ročník Tajemství obchodu seženete zde.

© Lukáš Eder, Business Development Manager společnosti First Class Publishing